Herramienta
Calculadora del coste de la rotación de personal
El coste de la rotación de personal es lo que pagas cada vez que alguien se va y tienes que sustituirle: su baja, la selección y la acogida de quien llega, las horas extra mientras el puesto está vacío y lo que la persona nueva no rinde mientras aprende. Con el coste laboral del INE y nuestros supuestos por defecto, la baja de un operario de envasado sale por unos 3.600 € y la de una recepcionista de hotel, por unos 5.300 €. Multiplica el coste de cada tipo de puesto por sus bajas del año y tienes el coste de tu rotación.
La calculadora hace esa cuenta por tipo de puesto y partida a partida, y te enseña de dónde sale cada euro. Viene cargada con una planta de alimentación de ejemplo: cambia los números por los tuyos o carga el hotel. Si vienes de la calculadora del índice de rotación, ya trae tu plantilla y tus bajas.
Jornada, coste de los mandos y coste de personal
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| Si evitas | Bajas al año | Coste al año | Ahorro al año |
|---|---|---|---|
| Una baja de «Operarios de línea y envasado» | 45 | 196.179 € | 3.565 € |
| Una baja de «Oficiales de mantenimiento y carretilleros» | 45 | 193.717 € | 6.028 € |
| Una baja de «Jefes de turno» | 45 | 188.160 € | 11.585 € |
| El 10 % de las bajas | 41,4 | 179.770 € | 19.974 € |
| El 20 % de las bajas | 36,8 | 159.796 € | 39.949 € |
| El 30 % de las bajas | 32,2 | 139.821 € | 59.923 € |
¿Cuánto cuesta un empleado que se va?
El coste de una baja es lo que gastas y lo que dejas de producir desde que alguien se va hasta que quien le sustituye rinde como él. No hay un porcentaje del salario que valga para todos los puestos. En internet circulan cifras muy distintas, casi nunca con la cuenta detrás.
Uno de los cálculos más detallados, partida a partida, se hizo en hoteles. Hinkin y Tracey entrevistaron a empleados, supervisores y directores de RRHH de cuatro hoteles de Miami y Nueva York y calcularon lo que costaba sustituir a un recepcionista: entre el 27 % y el 30 % de su salario anual. Más de la mitad, entre el 55 % y el 69 %, era productividad perdida: lo que no rendía la persona nueva y el tiempo que le dedicaban compañeros y supervisores (Hinkin y Tracey, 2000, Cornell Hotel and Restaurant Administration Quarterly). Con datos de 33 hoteles, los mismos autores vieron que el coste era mayor en los puestos más complejos (Tracey y Hinkin, 2008, Cornell Hospitality Quarterly). Ojo con lo que son esas cifras: estimaciones de las personas entrevistadas en cuatro hoteles de Estados Unidos, no una muestra representativa. Sus dólares no sirven aquí. El método, sí.
Con el coste por hora del INE y nuestros supuestos por defecto, esto es lo que cuesta una baja en un hotel y en una planta de alimentación:
| Tipo de puesto | Hotel: coste por baja | Hotel: jornadas | Planta de alimentación: coste por baja | Planta: jornadas |
|---|---|---|---|---|
| Puesto de entrada camarera de pisos, ayudante de cocina, operario de línea o de envasado | 3.151 € | 19,5 | 3.565 € | 19,3 |
| Puesto cualificado recepcionista, cocinero, oficial de mantenimiento, carretillero | 5.341 € | 33,0 | 6.028 € | 32,7 |
| Mando intermedio gobernanta, jefe de cocina, jefe de turno, encargado | 10.361 € | 64,1 | 11.585 € | 62,8 |
Cálculo propio con la fórmula y los supuestos por defecto de esta página. Coste por hora: INE, Encuesta Trimestral de Coste Laboral, tabla 6037, 2.º trimestre de 2026: 20,21 € en servicios de alojamiento y 23,05 € en la industria de la alimentación. Jornada de 8 horas. «Jornadas» es el coste de la baja dividido entre lo que cuesta una jornada de ese puesto.
En la planta, una baja de mando cuesta 3,2 veces lo que una de puesto de entrada. Por eso la calculadora trabaja con perfiles: una media de toda la plantilla esconde dónde se va el dinero.
¿Cómo se calcula el coste de la rotación de personal?
El coste anual de la rotación es la suma, para cada tipo de puesto, del coste por baja multiplicado por las bajas del año que has tenido que reponer. El coste por baja tiene cinco partidas, adaptadas de Hinkin y Tracey (2000). Las horas se valoran a coste laboral: salario, cotizaciones de la empresa y otros costes, divididos entre las horas trabajadas.
| Partida | Qué incluye | Cómo se calcula, por baja |
|---|---|---|
| Salida | La indemnización, si la hay, y las horas de RRHH para la baja y el alta. | indemnización + horas × coste por hora de mandos y RRHH |
| Búsqueda y selección | Anuncios, agencia, cribado, entrevistas y pruebas. | gastos + horas × coste por hora de mandos y RRHH |
| Puesto vacío | Lo que pagas de más por cubrir el hueco con horas extra o con una ETT. | días × horas por jornada × coste por hora × sobrecoste |
| Incorporación y formación | Uniforme, EPI, reconocimiento médico y las horas de formación inicial, en las que aún no produce. | gastos + horas × coste por hora del puesto |
| Curva de aprendizaje | Lo que no rinde mientras aprende y las horas que le dedican compañeros y mandos. | días hasta rendir × horas por jornada × coste por hora × (100 − rendimiento al empezar) / 200, más las horas de compañeros y mandos por su coste |
Partidas adaptadas de Hinkin y Tracey (2000), que distinguen separación, reclutamiento, selección, contratación y productividad perdida.
Valorar una hora perdida a coste laboral es prudente. Lo que produce una persona en una hora vale más de lo que cuesta, o no la tendrías contratada. Si buscas las causas de la rotación y cómo reducirla, están en la guía de rotación de personal.
Por qué la curva de aprendizaje se divide entre 200
Porque suponemos que el rendimiento de la persona nueva sube en línea recta, desde lo que rinde el primer día hasta el 100 %, igual que Hinkin y Tracey. Si empieza al 50 %, de media pierde la mitad de lo que le falta: un 25 % de cada hora durante esos días, que es (100 − 50) / 200. Si en tu planta o en tu hotel la mejora es lenta al principio y rápida al final, el coste real es algo mayor.
Por qué el puesto vacío solo cuenta el sobrecoste
Mientras el puesto está vacío no pagas su sueldo. Lo que cuesta es cubrir esas horas por encima de lo normal. Si las cubres con horas extra pagadas como la hora ordinaria, el sobrecoste es cero: el Estatuto de los Trabajadores solo exige que no se paguen por debajo de ella y permite compensarlas con descanso (artículo 35.1). Si nadie cubre el hueco y dejas de producir o de vender, esta partida se queda corta.
¿De dónde salen los valores por defecto?
El coste por hora, del INE
Al elegir la actividad, la calculadora carga el coste laboral por hora efectiva de la Encuesta Trimestral de Coste Laboral del INE: salario, cotizaciones y otros costes, divididos entre las horas trabajadas de verdad. Es la media de toda la actividad, de la camarera de pisos al director. Por eso sobrestima los puestos de entrada e infravalora a los mandos. Si tienes el coste de cada puesto, ponlo, o sácalo del salario de tu convenio con el conversor de la herramienta.
| Actividad (CNAE-09) | Coste por hora efectiva, 2.º trimestre de 2026 | Coste por trabajador y año, 2025 |
|---|---|---|
| Servicios de alojamiento (55) | 20,21 € | 32.949 € |
| Servicios de comidas y bebidas (56) | 15,40 € | 20.658 € |
| Industria de la alimentación (10) | 23,05 € | 36.156 € |
| Fabricación de bebidas (11) | 29,66 € | 49.088 € |
| Metalurgia (24) | 32,00 € | 54.311 € |
| Productos metálicos (25) | 24,04 € | 40.348 € |
| Maquinaria y equipo (28) | 31,17 € | 48.804 € |
| Vehículos de motor y remolques (29) | 30,77 € | 49.428 € |
| Industria manufacturera en conjunto (C) | 27,46 € | 44.586 € |
Fuente: INE, Encuesta Trimestral de Coste Laboral, coste laboral total por hora efectiva (tabla 6037 por divisiones y tabla 6036 por secciones), 2.º trimestre de 2026. INE, Encuesta Anual de Coste Laboral, coste total bruto por trabajador (tabla 9126 por divisiones y tabla 9125 por secciones), año 2025.
Dos matices de método. El coste por trabajador y año es una media por persona, trabaje a jornada completa o parcial, así que queda por debajo de lo que cuesta un puesto a jornada completa allí donde hay mucha jornada parcial. Para las horas, usa el coste por hora. Y el coste por hora cambia de un trimestre a otro, porque las pagas extra y las horas trabajadas no se reparten igual a lo largo del año: en servicios de alojamiento fue de 19,22 € en el 3.er trimestre de 2025 y de 22,89 € en el 4.º (INE, ETCL, tabla 6037). Un solo trimestre es una aproximación; tu dato anual es mejor. Tienes las series por actividad en el coste laboral en hostelería e industria.
Los supuestos, nuestros y editables
El resto no lo publica ninguna estadística oficial: cuántas horas se van en una selección o cuánto tarda alguien en rendir. Son supuestos nuestros, distintos para cada tipo de puesto. Los hemos anclado en la ley y en las estimaciones de Hinkin y Tracey, y hemos tirado por lo bajo. Cámbialos por los tuyos.
| Supuesto, por baja | Entrada | Cualificado | Mando | De dónde sale y qué rango tiene sentido |
|---|---|---|---|---|
| Horas de RRHH para la baja y el alta | 2 h | 2 h | 3 h | Finiquito, contrato, altas, accesos y material. Pocas horas en cualquier empresa. |
| Gastos de búsqueda | 50 € | 300 € | 1.500 € | De 0 €, si tiras de tu bolsa de candidatos o del servicio público de empleo, a la factura de una agencia. Pon la tuya. |
| Horas de selección | 4 h | 10 h | 20 h | Suma las de todos los que entrevistan. En el estudio de Hinkin y Tracey, la selección costaba mucho más en los hoteles donde el candidato pasaba por varios mandos. |
| Días laborables con el puesto vacío | 10 | 20 | 40 | De la salida a la incorporación. Si empiezas a buscar en cuanto te avisan, son menos: quien dimite debe dar el preaviso que fije tu convenio o, si no lo fija, la costumbre del lugar (artículo 49.1.d del Estatuto). |
| Sobrecoste de cubrir el hueco | 25 % | 25 % | 25 % | De 0 %, si pagas las horas extra como la ordinaria, al recargo de tu convenio o a lo que la ETT cobra por encima de tu coste. |
| Gastos de incorporación | 150 € | 150 € | 150 € | Uniforme, EPI y reconocimiento médico, si lo hacéis. |
| Horas de formación inicial | 8 h | 16 h | 24 h | Incluye la de prevención, obligatoria al contratar y, siempre que se pueda, dentro de la jornada (artículo 19 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). |
| Rendimiento al empezar | 50 % | 60 % | 50 % | Un recepcionista nuevo rendía entre el 50 % y el 65 % de uno competente, según las personas entrevistadas por Hinkin y Tracey. |
| Días laborables hasta rendir como un veterano | 40 | 60 | 120 | En recepción, de 54 a 80 días laborables (Hinkin y Tracey). 40 días son unos dos meses, el periodo de prueba máximo de la mayoría de puestos si el convenio no dice otra cosa; 120, unos seis, el de un técnico titulado (artículo 14 del Estatuto). |
| Horas de compañeros para enseñarle | 24 h | 48 h | 16 h | Un compañero perdía entre el 15 % y el 50 % de su productividad durante 19 a 74 días (Hinkin y Tracey). 48 horas son el 20 % de su jornada durante 30 días. |
| Horas de mandos para enseñarle y seguirle | 8 h | 30 h | 48 h | El supervisor perdía entre el 25 % y el 29 % durante 14 a 27 días (Hinkin y Tracey). 30 horas son el 25 % de su jornada durante 15 días. |
| Indemnización media | 0 € | 0 € | 0 € | Cero en una dimisión. En otras bajas, mira las preguntas frecuentes. |
Supuestos de Beetrics. Rangos estimados en recepción de hotel, a partir de entrevistas: Hinkin y Tracey (2000), cuatro hoteles de Estados Unidos. Plazos legales: Estatuto de los Trabajadores, texto consolidado.
Fíjate en la formación que llega a la contabilidad. En 2025, las empresas de servicios de alojamiento gastaron de media 49,28 € por trabajador en formación profesional, y las de la industria de la alimentación, 79,70 € (INE, Encuesta Anual de Coste Laboral, tabla 9126). Lo caro de formar a alguien es el tiempo, el suyo y el de quien le enseña. Ese tiempo se paga como salario y no aparece en esa partida.
¿Cuánto cuesta la baja de una recepcionista y la de un operario? Ejemplo resuelto
Una baja de cada uno con los supuestos por defecto. La recepcionista es un puesto cualificado en un hotel (20,21 € la hora). El operario, un puesto de entrada en una planta de alimentación (23,05 € la hora). Jornada de 8 horas, y las horas de mandos y de RRHH a la media de cada actividad.
| Partida | Recepcionista de hotel | Operario de envasado |
|---|---|---|
| Salida | 0 € + 2 h × 20,21 € = 40 € | 0 € + 2 h × 23,05 € = 46 € |
| Búsqueda y selección | 300 € + 10 h × 20,21 € = 502 € | 50 € + 4 h × 23,05 € = 142 € |
| Puesto vacío | 20 días × 8 h × 20,21 € × 25 % = 808 € | 10 días × 8 h × 23,05 € × 25 % = 461 € |
| Incorporación y formación | 150 € + 16 h × 20,21 € = 473 € | 150 € + 8 h × 23,05 € = 334 € |
| Curva: lo que no rinde | 60 días × 8 h × 20,21 € × (100 − 60) / 200 = 1.940 € | 40 días × 8 h × 23,05 € × (100 − 50) / 200 = 1.844 € |
| Curva: compañeros y mandos | (48 + 30) h × 20,21 € = 1.576 € | (24 + 8) h × 23,05 € = 738 € |
| Coste por baja | 5.341 € | 3.565 € |
Cálculo propio con los supuestos por defecto. Coste por hora: INE, ETCL, tabla 6037, 2.º trimestre de 2026.
La baja de la recepcionista equivale al 15 % de lo que cuesta ese puesto a jornada completa en un año, unas 1.800 horas. Hinkin y Tracey calcularon entre el 27 % y el 30 %, y sobre el salario, que es una base más pequeña que el coste laboral. Nos quedamos cortos a propósito: sube los supuestos en cuanto tengas tus datos.
Ahora, el año entero. El hotel vacacional de la calculadora, con una plantilla media de 96 personas, repuso 44 bajas: 30 en pisos, sala y ayudantes, 13 en recepción, cocina y mantenimiento y 1 de mando. Le costaron 174.311 €, el 5,5 % de lo que le cuesta su plantilla en un año. La planta, con 341 personas y 46 bajas (36 operarios, 8 oficiales y carretilleros y 2 jefes de turno), perdió 199.745 €, el 1,6 %. En los dos casos, la curva de aprendizaje se lleva cerca del 70 % del total. Son los mismos ejemplos que en la calculadora del índice, así que puedes seguir el hilo de una herramienta a otra.
¿Qué se queda fuera de la cuenta?
La cifra que sale es un suelo. Estos costes existen, pero dependen demasiado de cada empresa para ponerles un valor por defecto:
- Lo que no se produce o no se vende si nadie cubre el hueco: habitaciones que no se abren, una línea que va más lenta. Para eso está la calculadora del coste de un puesto vacante.
- Errores y mermas mientras la persona nueva aprende, y lo que notan los clientes. Hinkin y Tracey cuentan los errores y el desperdicio entre los costes de productividad perdida.
- Lo que deja de rendir quien ya ha decidido irse, en sus últimas semanas. Hinkin y Tracey lo cuentan como pérdida de productividad antes de la salida.
- El efecto en los resultados. Un metaanálisis de 48 muestras encontró una relación media muy pequeña entre la rotación y los resultados de la organización (correlación media corregida de −0,03). Era más clara en la industria y el transporte (−0,07) y cuando los resultados se medían en servicio al cliente (−0,10) o en calidad y seguridad (−0,12) (Hancock y otros, 2013, Journal of Management). Son correlaciones entre organizaciones: dicen que el efecto existe y varía, no cuánto pierde la tuya.
- Lo que sabía la persona. Si de ella dependían otros (la única que sabe ajustar una máquina, el encargado al que todos preguntan), su baja cuesta bastante más que las de la tabla.
¿Cómo presentar el coste de la rotación al comité de dirección?
Un comité desconfía de una cifra redonda sin la cuenta detrás. Cinco reglas:
- Por tipo de puesto, no con una media. Una baja de jefe de turno pesa como 3,2 de operario. La media lo esconde.
- Con un rango. Repite el cálculo con valores bajos y altos en los dos supuestos que más pesan, los días hasta rendir y el rendimiento al empezar, y presenta «entre tanto y tanto». Un rango honesto convence más que un número exacto que nadie se cree.
- Solo con las bajas que repones. Un fin de contrato que no cubres no tiene curva de aprendizaje. Separa las dimisiones, que son las que más dicen del clima.
- Con la cifra que decide: cuánto ahorra cada baja evitada. Si un plan de acogida evita cinco bajas tempranas de operarios al año, ahorra unos 17.800 €. Eso es lo que el comité compara con el coste de la medida, sea una acogida o una subida de sueldo.
- Sin conclusiones de un año con pocas bajas. Dos bajas de mando un año y ninguna el siguiente pueden ser casualidad. Mira tres años seguidos, o la tasa de cada departamento con su margen.
El paso siguiente es la pregunta que hará el director financiero: cuánto puedes gastar para evitarlo. Lleva el coste por baja de esta calculadora a la calculadora de punto de equilibrio de la retención, que te dice cuántas bajas tiene que evitar una medida para pagarse, con tres escenarios y el mes en que se recupera. Las dos parten de los mismos supuestos por defecto. Para presentarlo, la plantilla de informe de RRHH para el comité de dirección trae las seis diapositivas y la hoja del business case.
¿Y después del número?
El coste dice cuánto pierdes, no qué bajas puedes evitar. Para eso tienes que saber dónde está el riesgo y por qué, antes de que la gente se vaya. Es lo que hacemos en Beetrics. Tu plantilla tarda entre 6 y 8 minutos en contestar una encuesta de clima con la red real de colaboración, sin ordenador ni correo corporativo. En tres semanas tienes los resultados por centro, departamento y nivel: qué equipos son focos de burnout, quién sería difícil de sustituir, el coste de la rotación en euros y un plan de acción. Te acompañamos a presentarlo al comité.
Qué recibes y cómo trabajamos, en retención de talento con datos de tu plantilla. Lo explicamos también en la encuesta de clima con plan de acción.
¿Quién está detrás de esa cifra en tu empresa?
Esta herramienta te da el número. Beetrics te dice en qué departamentos se concentra, a quién no puedes perder y qué hacer. Te enseñamos cómo se vería con tu plantilla en una llamada de 20 minutos, sin compromiso.
Preguntas frecuentes
¿El finiquito cuenta como coste de la rotación?
No. El finiquito paga lo que ya debías: vacaciones no disfrutadas y la parte de las pagas extra. La indemnización sí es coste de la baja, y depende de cómo termina el contrato. En una dimisión no hay. Al terminar un contrato temporal, salvo los formativos y los de sustitución, son doce días de salario por año trabajado (artículo 49.1.c del Estatuto de los Trabajadores); en un despido objetivo, veinte (artículo 53.1.b); en uno improcedente, treinta y tres (artículo 56.1). Pon la media de tus bajas en el campo de indemnización de cada perfil.
¿Qué porcentaje del salario cuesta sustituir a un empleado?
Depende del puesto, y por eso no damos un porcentaje único. Hinkin y Tracey calcularon entre el 27 % y el 30 % del salario anual para un recepcionista en cuatro hoteles de Estados Unidos. Con nuestros supuestos por defecto y el coste por hora medio de la industria de la alimentación, una baja equivale al 9 % del coste laboral de un año a jornada completa en un puesto de entrada y al 28 % en un mando intermedio. Ojo: es sobre el coste laboral, que incluye las cotizaciones de la empresa, no sobre el salario. Calcula el tuyo por tipo de puesto.
¿Cuentan las bajas de los fijos discontinuos al acabar la temporada?
No. El contrato fijo discontinuo es indefinido (artículo 16 del Estatuto de los Trabajadores) y el fin de temporada no lo extingue: la persona vuelve con el siguiente llamamiento. Pero si cada temporada entran personas nuevas en lugar de las del año anterior, vuelves a pagar la selección, la acogida y la curva de aprendizaje. Cuenta como baja a quien no vuelve y tienes que reponer.
¿Y si cubro el puesto vacío con una ETT?
Pon en el sobrecoste, en porcentaje, cuánto más te factura la ETT por hora que lo que te cuesta una hora de tu empleado. Si la ETT te cobra 26 € y tu hora cuesta 20 €, son un 30 %. Si la persona de la ETT se queda poco tiempo, también tiene su curva de aprendizaje, y quien la sustituya, otra.
¿Sale más barato subir el sueldo que pagar la rotación?
Depende de cuántas bajas evite la subida, y eso hay que preguntárselo antes de firmarla. Calcula lo que cuesta al año, con cotizaciones, y divídelo entre el coste por baja que te da esta calculadora: es el número de salidas que tiene que evitar para pagarse. Si tu rotación se concentra en un turno o con un mando, una subida general paga a todos para retener a unos pocos, y puede no tocar la causa.
¿Se guardan los datos que meto en la calculadora?
No. Todo se calcula en tu navegador y no se envía nada. Si quieres conservar el cálculo, descárgalo en CSV y ábrelo con Excel.
¿Cuántas bajas tendrías que evitar para pagar una medida?
Lleva el coste por baja que te ha salido a la calculadora de punto de equilibrio. Con el coste de la medida te dice cuántas salidas tiene que evitar, en tres escenarios, y te deja una página para el director financiero.
Calcula cuántas salidas hay que evitar para pagarlo