Coste de una vacante: cuánto cuesta un puesto sin cubrir

El coste de una vacante es lo que pagas de más y lo que dejas de producir mientras un puesto está sin cubrir, menos la nómina que no pagas. Se calcula con las horas del puesto: quién las hace (el equipo con horas extra, una ETT, el equipo sin cobrar más o nadie) y cuánto cuesta cada opción.

La calculadora lo hace para varias vacantes a la vez, con el coste por hora que publica el INE para tu actividad. Viene cargada con un hotel que empieza la temporada con siete puestos sin cubrir. Cambia los números por los tuyos o carga la planta.

¿Qué es el coste de una vacante?

Para el INE, una vacante es un puesto remunerado, nuevo o que ha quedado libre, para el que la empresa busca activamente a alguien de fuera y que quiere cubrir pronto (INE, concepto de vacante de empleo). Su coste es la diferencia entre tener ese puesto cubierto y no tenerlo, durante el tiempo que tardas en cubrirlo.

No es lo mismo que el coste de la rotación. Cuando alguien se va, pagas su salida, la selección, la formación y la curva de aprendizaje de quien llega; la vacante es solo el hueco entre una persona y otra. Ese hueco aparece también sin bajas: un hotel que abre la temporada sin completar pisos o una planta que añade un turno. El coste completo de una baja lo tienes en la calculadora del coste de la rotación; esta página entra en el hueco.

¿Cómo se calcula el coste de un puesto sin cubrir?

Se parte de las horas que el puesto deja sin hacer: H = vacantes × días laborables sin cubrir × horas por jornada. Esas horas se reparten entre cuatro destinos, en porcentaje: el equipo con horas extra pagadas (e), una ETT (t), el equipo dentro de su jornada sin cobrar más (a) y nadie (s, lo que queda hasta el 100 %). Ch es el coste por hora del puesto y V, lo que vale una hora de trabajo que no se hace.

Las horas que cubren el equipo o la ETT las pagas igual que si el puesto estuviera cubierto: por eso de ellas solo cuenta lo que pagas de más.

Dividido entre los días sin cubrir y multiplicado por los días de trabajo de una semana, sale el coste de cada semana más. Es la cifra que sirve para decidir si pagas una agencia, adelantas una incorporación o subes la oferta.

¿Una vacante ahorra dinero?

En caja, a veces sí. Mientras el puesto está vacío no pagas su nómina. Si una parte del trabajo no se hace y nadie lo nota, o si el equipo la saca con más ritmo sin cobrar más, la vacante sale a cuenta. La calculadora no lo esconde: si pones horas que el equipo absorbe sin cobrar, el coste baja, y puede salir negativo.

Ese ahorro lo paga alguien. Si el trabajo no se hace y no pasa nada, la pregunta es si el puesto hacía falta. Si el equipo lo absorbe semana tras semana, el coste llega por otro lado y no aparece en esta cuenta: cansancio, errores, bajas médicas y, a veces, la siguiente vacante. Por eso la calculadora enseña las horas que absorbe el equipo junto a los euros.

Ejemplo resuelto: un hotel al empezar la temporada y una planta de alimentación

Dos casos con números inventados pero verosímiles, los mismos que puedes cargar arriba. El coste por hora es la media del INE para cada actividad: 20,21 € en servicios de alojamiento y 23,05 € en la industria de la alimentación (2.º trimestre de 2026). Es una media de todos los puestos, así que se queda alta para una camarera de pisos y baja para una gobernanta o un encargado. Las horas sin hacer se valoran a lo que cuestan.

Cálculo propio con jornadas de 8 horas, 5 días por semana y un recargo de la hora extra del 25 %. Coste por hora: INE, ETCL, tabla 6037, 2.º trimestre de 2026.

Lo que enseña el hotel

Las 7 vacantes le cuestan 3.153 € hasta que se cubren y 909 € por cada semana más. Parece poco para tantos puestos, y es la cifra prudente: quedan 336 horas sin hacer, valoradas a lo que cuestan. Si cada una de esas horas valiera el doble de lo que cuesta, porque son habitaciones que no se pueden vender, el coste subiría a 9.943 €.

Lo que más debería preocupar no está en euros. La gobernanta tarda 40 días laborables en llegar y su trabajo lo reparten dos personas con horas extra: 96 horas cada una, por encima del máximo legal de 80 al año. En pisos, en cambio, las 128 horas extra se reparten entre 8 personas y se quedan en 16 cada una.

Lo que enseña la planta

Los 3 operarios se cubren sobre todo con una ETT, que cobra 968 € de margen. Pesa más el recargo de las horas extra, 1.936 € de un total de 2.904 €, y 1.106 € salen de una sola vacante: la del encargado de turno. Su trabajo lo tapan dos personas con 96 horas extra cada una en 40 días, otra vez por encima del máximo legal. Si las horas que nadie hace valieran el doble de lo que cuestan, el total pasaría a 7.883 €.

En planta, la vacante suele cubrirse con ETT, y el margen no es su único coste: cada persona nueva pasa por la acogida y la curva de aprendizaje, y si se va en las primeras semanas, vuelves a empezar. Por qué pasa y qué lo frena, en los primeros días del operario de ETT. Si el puesto es de un oficio escaso, como mantenimiento o electricidad, el hueco dura meses: qué oficios faltan y qué retiene a los que tienes, en la falta de operarios cualificados.

Las horas extra tienen un máximo

Tapar una vacante con horas extra tiene límites legales que conviene mirar antes que los euros. El Estatuto de los Trabajadores fija estas reglas (artículo 35, salvo que se indique otro):

• Máximo de 80 horas extra al año por persona. No cuentan las que se compensan con descanso en los cuatro meses siguientes. Si la jornada anual de la persona es menor que la general de la empresa, por su tipo de contrato o por su duración, el máximo baja en la misma proporción.
• Se pagan, como mínimo, como la hora ordinaria, o se compensan con descanso retribuido. Si no hay pacto, se compensan con descanso en los cuatro meses siguientes. El recargo, si lo hay, lo fija tu convenio.
• Son voluntarias, salvo que se hayan pactado en el convenio o en el contrato.
• Quien trabaja de noche no puede hacer horas extra (artículo 36.1). Una vacante en la recepción de noche o en el turno de noche no se tapa así.
• Quien está a tiempo parcial tampoco (artículo 12.4.c). Puede hacer horas complementarias, que tienen sus propias reglas.

Si compensas con descanso, el recargo baja, pero esas horas vuelven a faltar unos meses después. La calculadora te avisa cuando las horas extra por persona pasan de la mitad del máximo anual y cuando lo agotan. Ten en cuenta que el máximo es anual: si esas personas ya han hecho horas extra este año, el margen es menor.

¿De dónde salen los valores por defecto?

El coste por hora, del INE

Al elegir la actividad, la calculadora carga el coste laboral por hora efectiva de la Encuesta Trimestral de Coste Laboral: salario, cotizaciones y otros costes, divididos entre las horas trabajadas de verdad. Es la media de toda la actividad. Si tienes el coste de cada puesto, ponlo, o sácalo del salario de tu convenio con el conversor de la herramienta. Para las cotizaciones, el conversor usa lo que pagaron de media las empresas de tu actividad en 2025, según la Encuesta Anual de Coste Laboral.

Fuente: INE, Encuesta Trimestral de Coste Laboral, coste laboral total por hora efectiva (tabla 6037 por divisiones y tabla 6036 por secciones), 2.º trimestre de 2026. Las series por actividad están en el coste laboral en hostelería e industria.

Los supuestos, nuestros y editables

El resto no lo publica ninguna estadística oficial. Son supuestos nuestros, prudentes, y puedes cambiarlos en cada puesto:

El último supuesto es el que más mueve el resultado y el único que no podemos darte hecho. En un hotel, una hora de pisos sin hacer puede ser una habitación que no se vende o solo una limpieza a fondo que se retrasa. En una planta, una hora de línea parada vale el margen de lo que no sale. Pon el margen, no la facturación: lo que no produces tampoco consume materia prima. Si quieres ver cuántas horas de línea se te van entre vacantes, bajas y rotación, tienes la calculadora de horas de línea perdidas.

¿Cuántas vacantes sin cubrir hay en España?

En el 2.º trimestre de 2026 había 151.736 puestos vacantes en España: 10.620 en hostelería y 10.391 en la industria manufacturera (INE, Encuesta Trimestral de Coste Laboral, tabla 6048). En hostelería la cifra cambia mucho de un trimestre a otro: en los dos últimos años fue de 12.063 en el 1.er trimestre de 2026 y de 7.123 en el 4.º trimestre de 2025. En la industria manufacturera, el máximo de esos dos años fue de 12.675, en el 4.º trimestre de 2025.

Es una foto de cada trimestre y solo cuenta los puestos para los que la empresa busca a alguien de fuera. No dice cuánto tarda en cubrirse cada uno. Para eso no hay estadística oficial, y por eso los días sin cubrir de la calculadora son un supuesto que debes cambiar por tu dato.

¿Cómo presentar el coste de una vacante al comité de dirección?

1. Empieza por el coste de cada semana más. Es lo que se decide en la reunión: si se paga una agencia o se adelanta una incorporación.
2. Enseña la cuenta, no solo la cifra. Las cuatro partidas, con el coste por hora del INE o el tuyo y los supuestos a la vista. El CSV de la calculadora lleva todo.
3. Da un rango, no un número. Lo que vale el trabajo que no se hace es incierto: presenta el escenario prudente y el de dos veces su coste.
4. Pon las horas extra al lado de los euros. Un mando que lleva dos meses tapando un hueco con horas extra es un riesgo que no sale en la cuenta de resultados.

¿Qué se queda fuera de la cuenta?

• La selección y la incorporación de quien llega, y su curva de aprendizaje. Están en la calculadora del coste de la rotación.
• Errores y mermas de un equipo que trabaja más horas o a más ritmo, y lo que notan el huésped o el cliente.
• El desgaste del equipo. La calculadora cuenta las horas que absorbe; no puede ponerles precio.
• Lo que sabía quien se fue. Si de esa persona dependían otros, el hueco no se parece a los de la tabla. Lo explicamos en cuánto cuesta perder a una persona clave.

La vacante más barata es la que no llega a abrirse. Si sabes qué equipos son focos de burnout antes de que alguien dimita, puedes actuar o, al menos, empezar a buscar con tiempo. Eso hace la encuesta de clima de Beetrics: tu plantilla tarda entre 6 y 8 minutos en contestar, sin ordenador ni correo corporativo, y en tres semanas tienes por centro y por departamento dónde está el riesgo, por qué, cuánto te cuesta en euros la rotación que ya tienes y qué hacer. Lo explicamos en la encuesta de clima con plan de acción.